CÓDIGO DE CONDUTA DOS PROFISSIONAIS
DE ESTUDOS DE MERCADO E DE OPINIÃO RELATIVO
AO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
CONSIDERANDO QUE:
A)
A Lei nº 67/98, de 26 de Outubro,
estipula um conjunto de normas tendentes à protecção
das pessoas singulares no que respeita ao tratamento de dados
pessoais;
B)
No articulado do referido diploma
se encontra expressamente prevista a possibilidade de elaboração
de códigos de conduta de modo a permitir uma maior adequação
da lei aos diversos sectores de actividade, constituindo competência
própria da Comissão Nacional de Protecção
de Dados (CNPD) a respectiva promoção e apreciação;
C)
Que, como corolário dos esforços
desenvolvidos pela Associação Portuguesa de Empresas
de Estudos de Mercado e de Opinião (APODEMO), foi aprovado
o presente Código de Conduta dos profissionais de estudos
de mercado e de opinião relativo ao tratamento de dados
pessoais;
É APROVADO O PRESENTE
CÓDIGO DE CONDUTA
DOS PROFISSIONAIS DE ESTUDOS DE MERCADO E DE OPINIÃO RELATIVO
AO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS,QUE SE REGE PELAS CLÁUSULAS
SEGUINTES:
PRIMEIRA
As normas constantes do presente código
de conduta, prevalecem sobre as directivas do Código ICC/ESOMAR,
a cujo conteúdo as empresas associadas da APODEMO se encontram
igualmente vinculadas.
SEGUNDA
O presente código de conduta aplica-se
quer nas relações das empresas associadas da APODEMO
com os seus inquiridos, quer nas relações com os
seus clientes ou outros intervenientes relevantes.
TERCEIRA
1 -
Tendo presente as definições constantes do artigo
3º da Lei nº 68/97, designadamente o âmbito e
alcance do conceito de “dados pessoais”, as empresas
associadas da APODEMO comprometem-se a notificar a CNPD, ainda
que os tratamentos se limitem a registar o nome, número
de telefone ou morada de um indivíduo e mesmo que esses
dados tenham sido obtidos na lista telefónica.
2 -
Exceptuam-se do disposto no número anterior, as bases de
dados nas quais exclusivamente figure a referência ao número
de telefone, sem qualquer outra indicação, tendo
em vista a selecção de lares para os inquéritos
telefónicos.
QUARTA
O dados tratados em ficheiros manuais,
de forma estruturada, deverão ter a mesma protecção
daqueles que sejam objecto de tratamento informático.
QUINTA
1
- Quando o tratamento de dados pessoais
seja da responsabilidade de um cliente, nos termos do artigo 3.º
al. d) da Lei nº 67/98, as empresas associadas podem, no
âmbito e termos de um contrato de prestação
de serviços, tratar dados pessoais por conta e de acordo
com as instruções do responsável.
2
- Entende-se que as empresas associadas
não são responsáveis do tratamento quando,
por força de um contrato, recebem dados pessoais de um
cliente e realizam, nomeadamente, uma das seguintes operações:
a)
Seleccionam uma amostra para prestação
de um serviço ao cliente;
b)
Executam um inquérito aos
titulares dos dados com o objectivo de alcançar um resultado
definido pelo cliente;
c)
Incluem, em nome e a pedido do cliente, novos dados pessoais,
respeitando as disposições de protecção
de dados.
3
- Quando a empresa associada actue
na qualidade de sub-contratante deve informar o titular dos dados
da identidade do responsável, da finalidade do tratamento
e destinatários das informações recolhidas.
4
- O contrato de prestação
de serviços deverá especificar, nomeadamente, os
seguintes aspectos:
a)
Concretização da tarefa
a realizar e delimitação das instruções
relativas à utilização de dados pelo sub-contratante;
b)
Dados pessoais a fornecer pelo responsável
e dados pessoais que serão recolhidos pelas empresas associadas;
c)
Metodologias e formas como podem
ser aditados novos dados pessoais ao tratamento do cliente;
d)
Responsabilidade quanto aos direitos
de informação, acesso e correcção
por parte do titular dos dados;
e)
Definição de responsabilidades
em caso de incumprimento das disposições de protecção
de dados;
f)
Definição de normas
de segurança e medidas necessárias a assegurar o
sigilo profissional em relação aos dados facultados
pelo cliente;
g)
Proibição de qualquer
utilização dos dados em proveito da empresa associada.
5
- Logo que realizada a tarefa objecto
do contrato de prestação de serviços, as
empresas associadas da APODEMO deverão proceder à
entrega ao cliente de todos os suportes que contenham dados pessoais.
SEXTA
1 -
As empresas de estudos de mercado que procedam ao tratamento de
dados para o desempenho da sua actividade, desde que não
sejam objecto de autorização de isenção,
comprometem-se a fazer a necessária notificação
à Comissão Nacional de Protecção de
Dados e a respeitar as demais disposições da Lei
67/98.
2
- Quando o tratamento esteja sujeito
a autorização da CNPD as empresas associadas comprometem-se
a não iniciar qualquer processamento de dados sem, previamente,
obterem autorização da Comissão.
SÉTIMA
1
- Quando uma empresa associada,
constitua um tratamento que contenha dados pessoais, deve obter
o consentimento da parte dos titulares dos dados, o qual deverá
ser prestado de forma inequívoca.
2
- No caso dos estudos por entrevista
pessoal, o consentimento deve ser dado por escrito, sendo necessário,
ainda, demonstrar que a pessoa teve conhecimento de:
• quem é o responsável pelo tratamento dos
dados;
• qual a finalidade do tratamento, ou seja, que utilização
vai ser dada à informação recolhida;
• quais os destinatários dos dados;
• quais as condições de acesso e rectificação.
3
- Sempre que esteja em causa o tratamento
de informação que seja qualificada pela lei como
integrando o conceito de dados sensíveis, é ainda
necessário que a empresa de estudos de mercado adopte medidas
que garantam a não discriminação dos titulares
e que permitam que o consentimento seja retirado em qualquer altura.
4
- No caso dos estudos por entrevista
telefónica, o consentimento deve ser comprovado através
de uma gravação em suporte magnético.
5
- Tendo em vista a gravação
referida no número anterior, o responsável pela
recolha de dados deverá explicar à pessoa os objectivos
do estudo e o procedimento a adoptar, solicitando autorização
para gravar sendo que, só depois de esta ser dada, a gravação
poderá iniciar-se, a qual começará necessariamente
com a reprodução da autorização.
6 -
As empresas associadas deverão conservar os suportes relativos
ao consentimento e ao direito de informação enquanto
tratarem, de forma individualizada, dados pessoais dos inquiridos.
OITAVA
No que respeita à utilização
e manuseamento de folhas de supervisão, as empresas associadas
da APODEMO ficarão obrigadas a adoptar os seguintes procedimentos:
1)
Em qualquer inquérito, deve ser explicado aos inquiridos
que o nome, a morada e o número de telefone solicitados
se destina, exclusivamente, ao controle da realização
dos inquéritos e em circunstância alguma os dados
fornecidos serão utilizados para qualquer outro fim.
2) Caso
o inquirido aceite facultar algum(uns) elemento(s), a empresa
de estudos de mercado obriga-se a proceder ao controle do trabalho
de campo com a maior brevidade e a eliminar qualquer hipótese
de identificação pessoal posterior das respostas.
3) Se
o inquirido não fornecer o nome, mas não solicitar
a anulação da entrevista, o entrevistador anotará
a morada, idade e sexo, devendo separar imediatamente a folha
de supervisão do questionário; concomitantemente,
deverá eliminar o número do questionário
na própria folha de supervisão de modo a que, a
partir desse momento, seja totalmente impossível associar
o questionário à folha de supervisão, devendo
o controlo do trabalho de campo ser feito sem o apoio do questionário.
4) Se
o inquirido não fornecer o nome e solicitar a anulação
da entrevista, esta deve ser anulada, procedimento que será
adoptado independentemente de existirem ou não quaisquer
dados sensíveis.
NONA
1 -
As entrevistas telefónicas assistidas por computador, serão
objecto, igualmente, de supervisão, a qual poderá
efectuar-se por uma das seguintes formas:
• Em simultâneo, isto
é, durante o decurso da entrevista, o supervisor poderá
escutar o diálogo entre o inquiridor e o inquirido de forma
a assegurar que a entrevista está a ser realizada de forma
correcta;
•À posteriori, através de novo contacto telefónico
com o inquirido.
2
- No caso da supervisão simultânea,
as empresas associadas da APODEMO ficarão obrigadas a adoptar
os procedimentos necessários em ordem a assegurar o cabal
cumprimento do estipulado no artigo 5º da Lei nº 69/98,
de 28 de Outubro.
3
- No caso de supervisão por posterior
contacto telefónico, para além de as empresas associadas
da APODEMO estarem obrigadas a adoptar a conduta enunciada na
cláusula anterior, deverão ainda adoptar os seguintes
procedimentos:
1)
O nome e número de telefone deverá
ficar registado num ficheiro de dados que não o do registo
dos dados recolhidos na entrevista;
2) Este
ficheiro de dados, em que constará o número da entrevista
e o nome e número de telefone do inquirido, deverá
ser utilizado especificamente para a supervisão e eliminado
logo que concluído o controle do trabalho de campo.
DÉCIMA
Independentemente de as bases de dados
se encontrarem transcritas em ficheiros manuais ou em ficheiros
informáticos, as empresas associadas da APODEMO obrigam-se
a armazená-las e guardá-las em total segurança
e com limitação de acesso a um número reduzido
de funcionários da empresa, em ordem a ser dados cumprimento
ao disposto na alínea a) do número 1 do artº
15º da Lei nº 67/98.
DÉCIMA PRIMEIRA
1 -
Sempre que os inquiridos manifestem interesse em aceder à
informação tratada a seu respeito e apurar a origem
dos dados, bem como a finalidade de cada um dos tratamentos, as
empresas associadas da APODEMO obrigam-se a assegurar esse direito,
no prazo máximo de 15 dias e sem custos para os requerentes.
2 - O pedido de acesso deve ser
formulado pessoalmente ou por escrito, junto das empresas associadas,
as quais devem certificar-se sobre a identificação
dos requerentes.
